我们很高兴地通知您，[毕业生姓名]同学已完成在我校的学业，即将于[毕业日期]毕业。为确保其档案顺利转移，特此致函请求您的协助。

正文部分

首先，请收悉我校已为[毕业生姓名]同学颁发了[学位类型]学位证书，证书编号为[证书编号]。该证书证明他/她已经成功完成了在我校的学业要求。

随函附上[毕业生姓名]同学的个人成绩单及相关资料。请您在收到本函后，尽快将相关档案转交给他/她的新工作单位或居住地的人事档案管理部门。

如您在档案转移过程中遇到任何问题，请及时与我校教务处联系，联系电话为[教务处电话]。我们将竭诚为您提供帮助。

感谢您在毕业生档案转移过程中的支持与配合！期待他/她在新的人生阶段取得更大的成就！

此致，

1、首先，你需要登录你的学校人事系统。这通常可以通过学校的网站或者学生信息系统完成。

2、在系统中，找到并选择‘调档函申请’选项。

3、然后，你需要填写个人信息，并提交你的申请。确保所有的信息都是准确无误的，包括你的姓名、学号和联系方式。

4、提交申请后，你需要等待学校的审核和确认。这可能需要一些时间，所以请耐心等待。

5、一旦你的申请被批准，你将收到一封包含调档函的邮件。恭喜你，你已经成功完成了毕业调档函的办理！